Los viajes corporativos son imprescindibles para forjar nuevas relaciones, cerrar tratos y hacer presencia en eventos fundamentales para la marca. Por eso, el informe Travel Industry Trends 2023 indica que es un rubro en crecimiento en América Latina y parte importante de las prioridades en las empresas, que los ven como una forma de inversión.
¡Todo lo que se debe organizar para lograr los objetivos!
Ahora bien, el éxito de un viaje de negocios depende de una correcta gestión, en la que el siguiente checklist puede ser de gran ayuda:
1. Planificar con anticipación
Implica organizar y coordinar con antelación todos los aspectos relacionados con el viaje de negocios, como las reservas de alojamiento, transporte y otros servicios. Al hacerlo con empresas de viajes, es posible reducir las posibilidades de retrasos y adelantarse a situaciones para alcanzar una mayor eficacia.
2. Tener claros los objetivos comerciales del viaje
Esto ayuda a que las empresas tengan una dirección clara que entregar a sus colaboradores sobre el propósito que deben conseguir. Además, es muy relevante porque la gestión necesaria para organizar el viaje varía según el objetivo. Por ejemplo, la logística para asistir a una conferencia puede diferir mucho con la relacionada con hacer presencia en una feria comercial o la necesaria para ir a reuniones con el propósito de cerrar contratos.
3. Optimizar el itinerario
Consiste en ajustar todos los aspectos del viaje para maximizar la productividad, minimizar los costos y cumplir objetivos. Esto implica estrategias clave, como un alojamiento cercano a los sitios de las reuniones, la planificación inteligente de rutas y una eficiente programación de actividades que optimice la estadía del viajero de negocios.
4. Asegurarse de que todos entiendan la política de gastos y reembolsos
Así se garantiza que los viajeros son conscientes de las reglas de gastos y reembolso durante los viajes corporativos. Esto promueve una cultura de transparencia, responsabilidad y ética en el empleo de recursos empresariales.
5. Contratar un seguro de viajes
Nadie está exento de sufrir un accidente o enfermedad durante los viajes corporativos. No contar con la cobertura adecuada para solucionar una contingencia resulta estresante para el colaborador, por eso los seguros de viaje son recomendables para evitar inconvenientes, además de cubrir problemas como la pérdida de equipaje y respaldan a la empresa.
6. Verificar la documentación de los viajeros
Es importante garantizar que los pasaportes, visas, cédula de identidad y demás documentos de viaje se encuentran vigentes y en orden. De esa manera se evitan contratiempos con las autoridades legales.
7. Confirmar las reuniones con anticipación
Esto previene malentendidos, facilita poder cumplir con los objetivos del viaje y ayuda a asegurar que el tiempo se utilice de manera eficiente. Además, es clave para la planificación logística del viaje.
8. Aprovechar la tecnología para la gestión de viajes corporativos
Las empresas de viajes ofrecen herramientas digitales para simplificar y automatizar gran parte de las tareas asociadas a este proceso, como la realización de reservas, la solicitud de cotizaciones, el control de gastos, la administración de convenios y mucho más.
Trabajando con una agencia de viajes de negocios experimentada, se ahorra tiempo y se evitan errores de gestión, reforzando la política de la empresa, de manera que esta lista de chequeo se cumpla y con servicios adicionales como asistencia al viajero y la entrega de reportes que permitan a la empresa optimizar sus viajes corporativos.
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